การรับพนักงานใหม่เข้าทำงานเป็นงานที่ฝ่ายบุคคลจะต้องรับมืออยู่เสมอ การมีสมาชิกในบริษัทหรือองค์กรมาใหม่ นอกจากจะหมายถึงการได้ผู้ร่วมงานเพิ่มแล้ว ยังหมายถึงค่าใช้จ่ายที่ต้องเพิ่มขึ้นเพื่อเป็นเงินเดือนให้กับพนักงานด้วย ฝ่ายบุคคลจึงต้องมีการพิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะรับพนักงานแต่ละครั้ง ซึ่งต้องจัดเตรียมข้อมูลงาน ขอบเขตงาน ประเมินเงินเดือนที่เหมาะสมสำหรับพนักงาน หากมีผู้สมัครงานเยอะก็อาจจะต้องมีการทดสอบ สัมภาษณ์ หรือการประเมินอื่นๆ เพื่อให้สามารถรับพนักงานที่มีความสามารถและตรงกับความต้องการมากที่สุด
เช็คลิสท์ที่ฝ่ายบุคคลต้องเตรียม
- จัดทำสัญญาจ้างงาน แจ้งกฎเกณฑ์และนโยบายที่จำเป็นต่อการทำงานให้พนักรับทราบ
- จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานใหม่
- เตรียมข้อมูลและเอกสารการทำงาน รวมถึงสิทธิและสวัสดิการต่างๆ
- เตรียมแบบประเมินผลการทำงานของพนักงาน
ฝ่ายบุคคลมีหน้าที่หลักในการดูแลพนักงานหลายด้าน เช่น ประเมินผลการทำงาน จัดอบรมทักษะให้พนักงาน จัดเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานฝ่ายบุคคล การทำสัญญาจ้างงาน เป็นต้น การดูแลพนักงานก่อนเริ่มงานก็เป็นหน้าที่หนึ่งของฝ่ายบุคลลเช่นกัน ซึ่งจะต้องมีการเตรียมตัวต่างๆ ดังนี้
1.จัดทำสัญญาจ้างงาน แจ้งกฎเกณฑ์และนโยบายที่จำเป็นต่อการทำงานให้พนักรับทราบ
เมื่อฝ่ายบุคคลต้องการรับพนักงานใหม่ เจ้าหน้าที่จะต้องจัดเตรียมเอกสาร สัญญาจ้างงาน เพื่อให้พนักงานรับทราบถึงตำแหน่งหน้าที่ ขอบเขตงาน และค่าจ้างที่จะได้รับ หากมีกฎเกณฑ์อื่นใดเป็นพิเศษจะต้องแจ้งให้พนักงานรับทราบและยอมรับก่อนเข้าทำงาน
2. จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานใหม่
การมีพนักงานใหม่มาทำงาน ฝ่ายบุคคลควรมีการจัดเก็บข้อมูลพนักงานบริษัทให้เรียบร้อย เพราะนอกจากข้อมูลชื่อ-นามสกุลแล้ว ยังต้องมีการดำเนินการจ่ายเงินเดือน ซึ่งจะต้องใช้เลขบัญชีธนาคารของพนักงานด้วย บางครั้งอาจจะมีการถ่ายรูป เก็บลายนิ้วมือ เพื่อออกบัตรพนักงาน หรือขอประวัติส่วนตัวอื่นที่จำเป็นต่อการทำงาน
3. เตรียมข้อมูลและเอกสารการทำงาน รวมถึงสิทธิและสวัสดิการต่างๆ
พนักงานทุกคนมีสิทธิที่จะรับรู้ข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่การทำงานของตนเอง รวมถึงสิทธิและสวัสดิการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เพื่อรักษาผลประโยชน์ในการทำงานของพนักงาน ป้องกันการถูกเอารัดเอาเปรียบหรือมีความไม่เป็นธรรมต่อการทำงาน
4. เตรียมแบบประเมินผลการทำงานของพนักงาน
กรณีที่เป็นพนักงานทดลองงาน ฝ่ายบุคคลอาจมีส่วนร่วมในการจัดการประเมินให้กับพนักงานว่าจะผ่านการทดลองงานหรือไม่ อย่างไร จึงควรมีการเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการประเมินงานด้วย บางครั้งหากพนักงานต้องการทักษะเพิ่มเติมต่อการทำงาน ฝ่ายบุคคลก็มีหน้าที่ช่วยเหลือในการดูแลการอบรมพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีทักษะการทำงานที่ดีขึ้นกว่าเดิม
การทำงานของฝ่ายบุคคลช่วยให้บริษัทได้รับพนักงานที่มีความรู้ความสามารถ มีคุณสมบัติเหมาะสมกับการทำงาน ก่อนรับพนักงานเข้ามาทำงานนั้น การตรวจสุขภาพก่อนเข้าทำงานก็สำคัญ เพราะเป็นหลักประกันว่าพนักงานจะมีสุขภาพร่างกายดี มีความพร้อมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งควรมีการตรวจสุขภาพประจำปีด้วย เพื่อให้พนักงานรับรู้ถึงสุขภาพของตนเองอยู่เสมอ หากมีอาการป่วยก็จะได้รักษาได้ทันท่วงที ไม่ต้องกังวลเรื่องสุขภาพระหว่างการทำงาน
